PMO

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Definition

Ein Project Management Office (PMO) ist eine permanente Organisationseinheit, die für Erstellung, Umsetzung und Fortentwicklung des Projektmanagementsystems eines Unternehmens verantwortlich ist. Das PMO kennt die Unternehmensziele und sorgt dafür, dass Projekte und Initiativen diesen folgen. Seine Aufgabe besteht darin, die Führungsriege mit managementfähigen Daten und Informationen zu versorgen, den Verlauf von Projekten zu überwachen und zu kommunizieren. Der Einsatz eines PMO ermöglicht ein professionelles und strukturiertes Leiten und Steuern von Projekten. Viele organisatorische Vorgänge laufen im Hintergrund ab. Hier ist es wichtig, dem Projektleiter in methodischer und organisatorischer Hinsicht bestmögliche Unterstützung zu bieten.

Strategisches PMO

  • Leitstand für die Projektlandschaft
  • Zuteilung von Ressourcen, Skill Management, Training, Coaching, Mentoring
  • Center of Excellence, Wissensmanagement
  • Einforderung, Sammlung, Abgleich und Verdichtung der Projektstatusmeldungen.
  • Entwicklung der PM-Standards

Operatives PMO

  • Projektleiter werden operativ unterstützt und von administrativen Tätigkeiten entlastet.
  • Maximale Bewegungsspielräume für Projektleiter, um Kreativität zu gewährleisten
  • Sicherstellung der PM-konformen Anwendungen von Methoden und Tools

Wer braucht ein PMO?

Angesprochen sind Unternehmen, die sich von der Linienorganisation zu einem projektorientierten Unternehmen entwickelt haben oder sich entwickeln wollen. Unternehmen, die in die bisherige, stark individuell geprägten Projektlandschaften eine einheitliche Rahmenorganisation mit Regeln, Methoden, Tools bringen wollen.
Ein hohes Maß an Einmaligkeit setzt der Standardisierung von Projektprozessen aber auch Grenzen. Gerade dann, wenn eine Organisation eine Vielzahl von Projekten durchführt, ist zu betrachten, wie viel Standardisierung möglich und nötig ist, um den Projektleiter so viel wie möglich zu unterstützen und so wenig wie möglich einzuschränken. Projektorientierte Unternehmen verankern das Projektmanagement nachhaltig in ihrer Stammorganisation. Diese Stabsstelle fungiert als Schnittstelle zwischen der Stammorganisation und den projektgebundenen Teilen der Organisation. Das PMO ist eigenständige Einrichtung für das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement einer Organisation. Wichtigste Funktion ist es, jederzeit Transparenz über das Portfolio herzustellen und Unterstützung bei der Projektauswahl, Initiierung, Planung, Überwachung und Steuerung der Projekte und Programme zu leisten. Oftmals dient es auch als Servicestelle für das Projektmanagement einer Organisation oder Organisationseinheit mit der Aufgabe, Mitarbeiter im Projektmanagement auszubilden, Prozesse zu vereinheitlichen, Standards zu entwickeln, und einen Pool von Projektleitern bereitzustellen.

Herangehensweise

  • Auftragsklärung,
  • Analyse des Istzustands hinsichtlich vorhandener Methoden, Tools, Vorgehensweisen,
  • Analyse der Unternehmensziele und -richtlinien,
  • Einzelgespräche und Workshops auf verschiedenen Ebenen,
  • Herausarbeitung der individuellen Unternehmensziele zur Einführung eines PMO,
  • Herausarbeitung der möglichen Risiken und Widerstände, 
  • Identifikation von Promotoren und Betroffenen,
  • Einbeziehung der Betroffenen und aktives Management von Skeptikern, Bremsern und Widerständlern,
  • Konzepterstellung zu Einführung,
  • Planung von Maßnahmen,
  • Umsetzung der Maßnahmen und ständige Kontrolle

 

Vorteile und Nutzen

  • Projekte werden nach Regeln des Unternehmens standardisiert.
  • Die Verwaltung der Projektlandschaft bestehend aus Projekt-Portfolio- und Programm-Management wird geordnet.
  • Jedes Projekt wird mit klaren Zuständigkeiten, Ressourcen und Zeitplänen versehen.
  • Das Projektmanagement-Büro entlastet Projektleiter und Projektmitarbeiter, die sich damit mehr um ihre eigentliche Projekttätigkeit kümmern können. Sie müssen nicht mehr so viel Zeit in die Verwaltung des Projektes stecken.

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